Der „Approval Plan Newsletter“ bietet fachlich aufbereitete Novitäten auf einer Webseite, die der Buchhändler seinen Bibliothekskunden zur Verfügung stellt. Über den passiven Informationserhalt per HTML-Newsletter hinaus bietet der „Approval Plan Newsletter“ dem Bibliothekskunden die Möglichkeit zur direkten Bestellung und den automatischen Abgleich mit seinem OPAC. Unter anderem können die Bestelldatensätze parallel zur Bestellung auch in den Formaten MAB, MARC und EDIFACT an den Bibliothekskunden geliefert werden.

Profilierung

In der Online-Verwaltung des Neuerscheinungsdienstes kann der Buchhändler die mit seinen Bibliothekskunden abgestimmten Kriterien für jeden Approval Plan Newsletter hinterlegen, wie z.B. Fachgebiet, Werktyp, Verlag, Reihe und Sendeintervall.

Auslieferung & OPAC-Abgleich

Die über den Neuerscheinungsdienst versandten Approval Plan Newsletter werden in einem Frontend bereitgestellt, das im Look & Feel der jeweiligen Buchhandlung gestaltet ist. Zur Bearbeitung können die Kunden sich mit denselben Zugangsdaten wie beim HTML-Neuerscheinungsdienst anmelden (Single Sign-on). Bei Anmeldung sind die Approval Plan Newsletter bereits mit dem OPAC der Bibliothek abgeglichen. Wahlweise können Titel entweder ganz von der Anzeige ausgeschlossen oder als „im Bestand befindlich“ markiert werden.

Vor einer Bestellung kann der OPAC-Abgleich erneut „live“ ausgeführt werden, da sich einzelne Titel in der Zwischenzeit – zwischen Bereitstellung und Bearbeitung des Approval Plan Newsletters – bereits im Bestand einer Bibliothek befinden können. Nach Live-Abgleich kann die Bestellung abgeschlossen werden.

Parallel zur Bestellung können die Bestellsätze automatisch auch in den üblichen Bibliotheksformaten MAB, MARC und EDIFACT an die Bibliothek geliefert werden.

Bearbeitung

Der Approval Plan Newsletter stellt sich als übersichtliche und intuitiv bedienbare Auswahlliste dar, die auf Eingaben in Echtzeit reagiert. Zu allen vorgeschlagenen Titeln ist eine detaillierte Ansicht mit allen relevanten Informationen verfügbar. Farbige Kennzeichnungen erleichtern den Überblick über Liefer- und Bestellstatus. Eine weitere Vereinfachung bieten vielfältige Filtermöglichkeiten zur Bearbeitung von Teilmengen, z.B. „zeige nur die Titel zum Fachgebiet Astrophysik“.

Bestellung

Zum Komfort trägt auch die integrierte Bestellzeichen-Verwaltung bei, in der individuelle Bestellzeichen wie z.B. Kostenstellen festgelegt werden können. Diese Metainformationen werden während des gesamten Bestellvorgangs weitergeleitet und schließlich auf Lieferschein und Rechnung an den Kunden zurückgegeben. Ein Bestellbudget kann eingetragen werden, von dessen Gesamtwert der Wert der in den Warenkorb oder auf den Merkzettel abgelegten Titel heruntergerechnet wird. Auf diese Weise haben die Kunden ihr Budget jederzeit fest im Blick.